Centro de Investigación y Capacitación en Administración Pública
La Gestión de Interesados en Proyectos Públicos

Por Helen Noelia Godfrey Leal*

Hace pocos días escuché una noticia que no me hace sentir muy orgullosa acerca de  cómo se gestionan los proyectos públicos en este país. Sin embargo, recurriendo al tema de buenas prácticas o lecciones aprendidas, nos deja grandes experiencias.

El reportaje hace referencia a una importante ruta nacional a la que se le realiza la señalización horizontal sobre los “huecos” existentes en la carretera. Una institución pública le lanza la responsabilidad a otra y viceversa y hasta ahora que salió a la luz pública el tema es que se realizaran las reparaciones y se colocan las señales de manera correcta.  Una vez más toca el tema de pérdidas económicas de fondos públicos, pues eso lleva a una adenda del contrato, ya que el contratista debe volver a señalizar en el mismo sitio ahora con la carretera en buen estado.

De haberse planificado bien el proyecto, hoy no se estaría  buscando responsables y pagando sumas adicionales por reprocesos que pudieron evitarse. En este caso, surge la duda ¿debió licitarse la señalización horizontal sin estar arreglada la carretera?,  una inadecuada planificación y una mala gestión de interesados resulta evidente.

La Guía del PMBOK® aconseja realizar cuatro procesos en la administración de los interesados, los cuales son:

  1. Identifique a los interesados: identifíquelos, enlístelos, analícelos y luego agrúpelos según la temática del proyecto, podría ser por sectores, por territorio, por intereses comunes, entre otros. El análisis debe ser principalmente en función del nivel de autoridad, participación e influencia en el éxito del proyecto.
  1. Planifique la gestión de los interesados: con los insumos del análisis anterior, establezca estrategias de gestión para los interesados acorde con su participación en alguna o todas las fases del proyecto.
  1. Gestione la participación de los interesados: instaure procesos de comunicación adecuados para cada grupo de interesados con el objetivo de gestionar sus requerimientos (expectativas, necesidades o inquietudes). En otras palabras, lo planificado y establecido como estrategia llévelo a la práctica cuando se interactúe con los distintos interesados.
  1. Controle dicha participación: realice seguimiento e las estrategias establecidas y genere los ajustes necesarios.

Dentro de los interesados clave que tiene un proyecto gubernamental o público, se pueden citar: el patrocinador, el público en general, la prensa, los usuarios, grupos organizados; ya sea como opositores o de apoyo, proveedores, contratistas, entes reguladores, y otras administraciones públicas con quienes debe coordinarse el proyecto. Este último grupo citado, es donde pretendo enfocar el presente artículo.

En vista que los proyectos públicos recorren un ciclo de vida bastante extenso, es conveniente que la Administración Pública gestora del proyecto, como una buena práctica, realice desde la formulación del proyecto y antes de su ingreso al Banco de Proyectos de Inversión Publica de MIDEPLAN, al menos una lista de interesados clave que podrían presentarse a lo largo de su desarrollo.  Cuando el proyecto ha sido aprobado y se le han brindado recursos (humanos, tecnológicos y presupuestarios) o bien paralelamente durante esas actividades (aprobación y asignación), se necesita entrar a elaborar la planificación completa para la gestión de interesados y no ir a la fase de licitación sin dicho requerimiento.

Concatenando la gestión de interesados con la gestión de riesgos, nos encontramos que administrar adecuadamente estos aspectos en los proyectos, disminuye el riesgo de posibles cambios o bien incrementa el plazo del proyecto; todo ello con las afectaciones presupuestarias que puede causar a las finanzas públicas por el pago de adendas o reclamos administrativos, al tener que redirigir los recursos humanos de la Administración Pública, que ya habían dado su aporte al proyecto, para que  se involucren nuevamente por un tema de reproceso, dejando quizás de lado la ejecución de otros proyectos en los cuales probablemente se encuentran asignados.

En la realidad legal podemos encontrar respaldo para solicitar que previo al inicio de una licitación se realice la planificación de los interesados (cumplir con los primeros dos procesos antes anotados). En el artículo 42 inciso a) de la Ley de Contratación Administrativa –LCA- reza: “Para tomar la decisión administrativa de promover el concurso, la administración deberá realizar los estudios suficientes que demuestren que los objetivos del proyecto de contratación serán alcanzados con eficiencia y seguridad razonables”. Asimismo el artículo 8 inciso e) de su Reglamento –RLCA- señala: “La seguridad razonable será determinada una vez considerados los riesgos asociados de la contratación, y éstos sean analizados y evaluados para adoptar las medidas pertinentes de administración de riesgos, según lo dispone la Ley General de Control Interno.”.

También, el Reglamento de la Ley de Contratación Adminsitrativa (RLCA) instruye a la confección de un cronograma tanto de la fase concursal art. 10 c) y d) y de la ejecución contractual art. 8, cuyo objetivo es mostrar el plazo total del contrato. Un cronograma bien elaborado puede coadyuvar al Director del Proyecto a gestionar las desviaciones del mismo, todo siempre con miras al éxito y cumplimiento del fin público que persiguen los proyectos gubernamentales.

Las dos herramientas expuestas, la gestión de interesados y el cronograma, ambos con respaldo teórico y sustento normativo propios de la planificación, deben estar necesariamente en todo proyecto público.  Tales procesos e instrumento colaborarán con una adecuada y preventiva toma de decisiones. En el caso real expuesto al inicio de este artículo,  en la identificación de interesados, necesariamente se hubiese documentado si la otra institución pública de la cual dependían los arreglos de la carretera contaba con  un cronograma para ejecutar su proyecto. En ese sentido,  la institución licitante de la señalización horizontal tomaría la decisión de iniciar el procedimiento concursal o aplazarlo por un determinado tiempo, organizar cronogramas, coordinar interinstitucional para una toma de decisiones certera, contando con datos objetivos como los que pueden arrojar las herramientas indicadas.

Siguiendo con los dos procesos restantes, una vez conocida la licitación, entrarán al escenario con más fuerza los interesados, por lo que se puede fomentar su participación y compromiso con el proyecto, y generar adecuados canales de comunicación, por ejemplo, mediante un control ciudadano. La prensa puede ser un colaborador al brindar información al pueblo sobre los avances y beneficios de un proyecto, pues posee un mayor alcance en la difusión de información que el que podría tener la Administración Pública.  Si son interesados positivos hágalos aliados y comprométalos con el logro del objetivo del proyecto. Si se catalogan como interesados negativos no omita brindarle atención y buscar soluciones para que ambas partes queden satisfechas con las decisiones que se vayan tomando, o como mínimo anticípese a cualquier acción que ponga en riesgo del proyecto. Recuerde que un interesado bien atendido y a tiempo, puede ahorrarle procesos legales al país y afectación de la imagen de la Administración Pública.